Nein. Sie müssen lediglich elektronische Dokumente archivieren, die zur Anbahnung und Abwicklung von Geschäften dienen bzw. gedient haben. Dies umfasst zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Verträge und Reklamationen, die Sie senden und empfangen. Generell gesagt: Sie müssen eine E-Mail archivieren, wenn diese die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat.

Zahlreiche andere Dokumente müssen Sie entweder nicht archivieren – oder Sie dürfen dies aus Datenschutzgründen sogar nicht. Letzteres betrifft unter anderem die interne Kommunikation mit Kollegen, mit dem Betriebsrat, private Nachrichten, die über dienstliche E-Mail-Adressen gesendet werden, sowie Bewerbungsunterlagen. Generell umfasst dies alle Daten und Dokumente, die gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) nicht archiviert werden dürfen.

Grundsätzlich sind Unternehmen jeder Größe laut GoBD dazu verpflichtet, ihre steuerrelevante elektronische Kommunikation rechtssicher und revisionssicher zu archivieren. GoBD steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff``. Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung dafür, dass diese Richtlinien eingehalten werden. Dass nur Großkonzerne zur Archivierung verpflichtet sind, ist ein weit verbreiteter Irrtum – und eine Verletzung der Buchhaltungspflichten kann unter Umständen sehr teuer werden.

Die GoBD umfasst die aktuellen Compliance-Anforderungen, die die Finanzbehörden an Unternehmen stellen, wenn es um den Einsatz von IT bei der Buchführung und sonstigen Aufzeichnungen geht. Die GoBD gilt für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten und löst sowohl die GDPdU als auch die GoBS ab.

• » GoBD steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff``.
• » GDPdU steht für: „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen``.
• » GoBS steht für: „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme``.
• » DV steht hier für: „Datenverarbeitung``.

Wenn Sie gegen die Regelungen der GoBD-konformen E-Mail-Archivierung verstoßen und dies die Buchhaltung beeinträchtigt, drohen hohe Steuer-Hinzuschätzungen.

E-Mail-Archivierung ist Pflicht – doch gelten je nach Dokument unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Die wichtigsten Regelungen finden Unternehmer in den §§ 238, 257 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 147 AO (Abgabenordnung). Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente. Ein adäquates Archivierungssystem sollte zudem eine einfach bedienbare Export-Funktion bieten, damit Sie die Daten bei Bedarf jederzeit vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sichern und berechtigten Behörden auf Anfrage umgehend Zugriff gewähren können.

Die Archivierung steuerrelevanter Daten muss auf folgende Weise erfolgen:

» vollständig
» originalgetreu, unverändert
» im Originalformat
» manipulationssicher
» maschinell auslesbar
» jederzeit verfügbar

Das bedeutet: Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf die E-Mail-Sicherung haben. Auf Nachfrage seitens der zuständigen Behörden müssen Sie die gesamte Korrespondenz jederzeit im Originalzustand vorlegen können. Berechtigte Dritte wie Prüfer, Betriebsprüfer und Auditoren sollten jedoch über einen separaten Zugang im nötigen Umfang auf die Daten zugreifen können, um Geschäftsvorgänge im Rahmen ihrer Tätigkeit anhand der archivierten E-Mails zu prüfen. Veränderungen am Datenbestand durch berechtigte Personen müssen vom Archivierungssystem dokumentiert werden. Nach einer Verschlüsselung der Daten muss sich deren Originalzustand wiederherstellen lassen. E-Mails und Dokumente müssen sich bestimmten Geschäftsvorfällen oder Buchungsbelegen zuzuordnen lassen und im Volltext recherchierbar sein.

Ein Backup ist eine (regelmäßige) Sicherungskopie, die vor einem Datenverlust durch physikalische oder softwarebasierte Schäden oder Anwenderfehler schützt. Kommt es zu solchen Schäden oder Fehlern, ermöglicht ein Backup eine schnelle Wiederherstellung der Daten. Für Backups gelten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder spezifische technische Vorgaben. Außerdem sind die Daten eines Backups jederzeit umfassend veränderbar.

Eine Archivierung ist hingegen eine langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger zu Dokumentationszwecken. In der Regel gelten für die Archivierung gesetzliche Aufbewahrungsfristen und weitere technische sowie rechtliche Vorgaben – nicht zuletzt in puncto Datenzugriff und Manipulationssicherheit. Im Geschäftsalltag ergänzen sich eine gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails und regelmäßige Backups wichtiger Unternehmensdaten natürlich vortrefflich und sollten zur Best Practice werden.